Krav og rutiner ved en MVA-refusjonssøknad

MVA-refusjon (momsrefusjon) er en møysommelig og relativt lang prosess. Selv om forarbeidet hos oss går unna i løpet av 2-4 uker (avhenger av avtaletype), har myndighetene opptil 6 måneders behandlingstid på MVA-søknader. I noen tilfeller eller land kan det ta enda lengre tid og da purres søknader automatisk av Inter Tax.

Krav til den søkende bedriften:

  • Bedriften må være MVA-registrert i Norge. Virksomheten må dessuten være fradragsberettiget dersom den var drevet i et EU-land.
  • Vanligvis er bedriftene egne, registrerte juridiske enheter i Norge og har sitt hovedsete i Norge.
  • Bedriften kan ikke ha hovedsete eller filial i det landet man søker refusjon.
  • NB! Datterselskaper, representasjons- og ordrekontorer (av hovedsetet) er det fullt mulig å søke refusjon for.

Refusjonsprosessen:

  1. Oppdragsavtale med Inter Tax AS og relevante fullmakter signeres. Til visse land kreves notarialbekreftelse på fullmakten og noen ganger må man i tillegg få 'Apostille' vidimering fra Fylkesmannen.
  2. Kunden sender oss originalfakturaer sortert på land. (Det stilles spesielle krav til e-faktura)
  3. Vi innhenter MVA-registreringsbevis fra kundens skattekontor.
  4. Underlaget blir nøye kontrollert og registrert. Eventuelle formelle feil forsøkes korrigert.
  5. Den formelle søknaden utformes og sendes per post til de berørte skattemyndighetene.
  6. Kunden mottar en ordrebekreftelse på søknadsbeløpet i valuta og hvilken periode søknaden gjelder.
  7. Bilagene returneres sammen med utbetalingen vanligvis i løpet av 6 måneder.

Noen myndigheter er raskere enn andre; f.eks. Danmark, Sverige og Nederland behandler søknader fra Inter Tax på 2-3 måneder. Når det gjelder størrelsen på MVA-søknaden, har vi et minstekrav på NOK 5000 til de fleste land og noe høyere til land der vi er pålagt å ha en lokal representant.

Refusjonsfrister:

  • 30. juni i de fleste EU-land for innsendelse av søknader for kalenderåret før.
  • 31. desember for søknader til Storbritannia for perioden 1/7-30/6.
  • Inter Tax bør ha underlaget i hende senest 4 uker før fristen. Etter den tid må vi pålegge et hastegebyr, samt ved ekstremt sen mottagelse av bilag må vi sende søknaden med kurérpost for kundens regning.

Det er fullt mulig å søke for kortere perioder, f.eks. halvårlig eller kvartalsvis. Da er det kortere frister som gjelder, og her er det igjen noe ulike prosedyrer fra land til land.

Noen fine verktøy:

  • Refusjonsperm; hold orden på bilagskopiene av originalunderlag som er innsendt til Inter Tax for MVA-refusjon. Pris kr. 150,-
  • Stempel til bilagskopiene; stempel med påskrift 'Originalen er hos Inter Tax AS' som påføres alle kopier som legges i refusjonspermen. Pris kr. 350,-
  • Bestilles enklest ved å sende en e-post til post@intertax.no.